DiskStation als Archiv für alte E-Mails nutzen

DiskStation Pakete

Mit dem Mail-Server auf einer DiskStation lassen sich alte E-Mails komfortabel archivieren.
(Screenshot: DSM 5.2)

So cool IMAP und die damit verbundene, ständige Verfügbarkeit aller Mails auf dem Server auch ist – irgendwann ist selbst der größte Mail-Speicher beim Hoster erschöpft. Und spätestens dann muss man alte Mails vom Server entfernen. Aber wohin mit diesen alten Mails, insbesondere wenn sie geschäftlich veranlagt sind? Wer eine Synology DiskStation besitzt, kann diese mit wenigen Klicks für ein komfortables E-Mail-Archiv nutzen. Daher hier kurz notiert, wie es geht.

1. Pakete installieren

Zunächst werden die im Artikelbild markierten Pakete „Mail Server” und „Mail Station” installiert. Wichtig ist hier vor allem das Paket „Mail Server” – das Paket „Mail Station” stellt hingegen nur ein Webmail-Interface (Roundcube) bereit, welches später kurz benötigt wird.

2. Mail-Server konfigurieren

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: SMTP

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: SMTP

Nach dem das „Mail Server”-Paket installiert ist, ruft man den entsprechenden Eintrag im Startmenü der DiskStation auf, klickt dann auf „SMTP” und aktiviert dieses dort. Als Kontotyp wird „Lokaler Benutzer” ausgewählt – damit erhalten Nutzer mit DiskStation-Freigaben auch Zugriff auf den SMTP-Server ohne parallel E-Mail-Konten zu pflegen.

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: IMAP

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: IMAP

Anschließend klickt man auf „IMAP/POP3” und aktiviert dort IMAP sowie IMAP SSL/TLS. Den ollen POP3-Kram brauchen wir hingegen nicht und bleibt daher deaktiviert.

Damit sind auch schon alle Vorkehrungen getroffen, um die DiskStation zum Ablegen von E-Mails zu verwenden.

In Schritt 1 hatte ich geschrieben, dass wir die „Mail Station” – also das Webinterface – später kurz benötigen: Zumindest unter Apple-Mail konnte ich nach dem Einrichten des DiskStation-E-Mail-Kontos nicht sofort einen IMAP-Ordner anlegen. Ich habe daher das Webinterface unter http://[IP-der-Diskstation]/mail/ genutzt um einen ersten Ordner zu erstellen. Hierzu loggt man sich dort mit seinem DiskStation-(Freigaben)-Nutzer ein, klickt unten links auf das Zahnrad und wählt „Ordner verwalten”. Anschließend kann man dort einen ersten Ordner anlegen. In meinem Fall heißt dieser Ordner „MailStorage” und dient als Elternelement für alle weiteren Unterordner (die ich dann in Apple Mail direkt anlegen konnte).

3. Mail-Client einrichten

DiskStation Mail-Account in Apple-Mail

DiskStation Mail-Account in Apple-Mail

Dieser Schritt unterscheidet sich von Mail-Client zu Mail-Client etwas, die Verbindungsdaten sind jedoch immer gleich:

 

E-Mail-Adressebeliebig, @[IP-der-DiskStation]
z.B. noreply@192.168.2.111
Eingangsserver[IP-der-DiskStation]
z.B. 192.168.2.111
Ausgangsserver[IP-der-DiskStation]
z.B. 192.168.2.111
NutzernameNutzername des DS-Nutzers
PasswortPasswort des DS-Nutzers

Nach dem Abschluss der Einrichtung sollte der zuvor über das Webinterface angelegte Ordner sichtbar sein. Per Rechtsklick können (wieder abhängig vom Mail-Client) dann dort weitere Unterordner erstellt werden. Hat man sich die gewünschte Ordnerstruktur aufgebaut – beispielsweise mit Jahreszahlen – so kann man anschließend E-Mails per Drag&Drop aus seinen regulären IMAP-Postfächern in das neue Postfach auf der DiskStation verschieben. Die gewohnten Features des Mail-Clients, beispielsweise Markierungen und die Suche bleiben dabei vollständig erhalten.

Übrigens: Die E-Mails werden auf der DiskStation im Home-Ordner des Benutzers abgelegt (/homes/[Nutzername]/.Maildir). Dort können Sie dann in die (hoffentlich) regelmäßigen Backups der Station einfließen.

Update, 26.07.2017

Peter war so freundlich, unten in den Kommentaren die Einrichtung des DiskStation-Mail-Accounts unter iOS zu beschreiben. Vielen Dank dafür!

Update, 15.12.2017

Eugen beschrieb in den Kommentaren einen Weg, das erste Postfach auch ohne den kleinen Umweg über die MailStation direkt in Apple Mail einzurichten. Außerdem wies er darauf hin, das bei aktiviertem Mail-Server die DiskStation ihre Festplatten nicht mehr in den Sleep-Mode versetzt und nannte auch eine Möglichkeit dies bei Bedarf zu verhindern. In meinem Setup habe ich den Sleep-Mode ohnehin deaktiviert, weil ich den ganzen Tag auf DiskStation arbeite und mir die Zugriffszeiten zu lang sind, wenn die Festplatten aufgeweckt werden. Woanders mag das jedoch ein Problem sein.

Update, 15.06.2018

Thomas beschrieb in den Kommentaren einen Trick, das Postfach in Outlook – unter Umgehung des Sende-/Empfangstests – erfolgreich einzurichen. (Upadte: Siehe auch Jans Kommentar vom 07.04.2019)

TurboAsterix wies in den Kommentaren darauf hin, dass DiskStation-Nutzernamen mit Sonder- oder Leerzeichen problematisch sind. In diesem Fall sollte für die Nutzung der DiskStation als E-Mail-Archiv ein neues Benutzerkonto ohne Sonder- und Leerzeichen angelegt werden.

Update, 03.01.2019

Paul wies in den Kommentaren darauf hin, dass es Sinn macht den Mail-Client so zu konfigurieren, dass er nicht alle Mails der IMAP-Ordner lokal auf dem jeweiligen Rechner vorhält. In Thunderbird findet man diese Einstellungen unter „Extras“ –> „Konten-Einstellungen“ –> „Synchronisation & Speicherplatz“. Dort muss dann das Häkchen bei „Nachrichten für alle Ordner dieses Kontos auf diesem Computer bereithalten“ entfernt werden. Für Apple Mail habe ich eine entsprechende Einstellung leider bislang nicht gefunden – falls jemand weiß ob und wo man ein solche Einstellung vornehmen kann: Lasst es mich bitte wissen.

Update, 07.04.2019

Jan beschrieb in den Kommentaren noch einen weiteren Weg, das Postfach in Outlook 2013, 2016 und 2019 einzurichten. Auch da muss im letzten Schritt wieder der Taskmanager genutzt werden, um einen bestimmten Windows-Prozess zu beenden (ähnlich Thomas‘ Beschreibung). Fühlt sich also auch so ein bisschen nach einem „Hack“ an – aber hey: Wenns funktioniert, warum nicht?!

74 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Vektorkneter,

    vielen herzlichen Dank für das tolle Tutorial. Ich habe schon seit 3 Wochen an meiner DiskStation rumgeschraubt, um genau dieses Szenario zu realisieren, bis vor Kurzem ohne Erfolg.
    Dank deiner tollen Anleitung hat es nun funktioniert. Klasse Arbeit und nochmals herzlichsten Dank!

    Peter
    P.s.: als konstruktiver Vorschlag: Vielleicht würde es dem ein oder anderen Helfen wenn du noch kurz in einem Absatz beschreiben würdest, wie man das IMAP-Konto korrekt in die Mail.app von iOS einbindet. Da habe ich auch erst ein paar Anläufe gebraucht, bis das geklappt hat. Was aber natürlich auch einfach daran liegen kann, dass ich totaler Anfänger bin :-)

    • Hallo Peter,

      danke für Dein Feedback!
      Da meine DiskStation nur im Intranet erreichbar ist, habe ich das Postfach nicht auf iPhone / iPad eingerichtet und kann daher leider nicht sagen, wie man das am schnellsten unter iOS hin bekommt.
      Lass uns doch gern an Deinen Erfahrungen teilhaben und schreibe kurz, wo es gehakt hat und wie Du es letztlich gelöst hast.

      Beste Grüße
      André

  2. Hallo André,

    sehr gerne!
    Meine DS ist ebenfalls nur im Intranet über eine feste IP erreichbar. Wollte trotzdem das iPhone/iPad mit einbinden, damit alle Geräte auf das Mail-Archiv zugreifen können.

    Ich war mir erst unsicher was bei den „Hostnamen“ für eintreffende bzw. ausgehende Mails angegeben werden muss. Ob einfach die IP der DS oder die IP inkl. Port (und welcher Port es dann wäre). Im Endeffekt hat sich dann rausgestellt, dass man dort in beiden Feldern nur die IP eintragen muss.
    Komischerweise hat das iPhone ewig (so 2-3 min.) gebraucht um die Einstellungen zu „überprüfen“. Danach funktionierte aber Alles wie gewünscht.

    Ich habe an der DS dann nur die Ports für SMTP und IMAP SSL freigegeben in der Hoffnung, dass so nur über eine verschlüsselte Verbindung die Mails ausgetauscht werden. Mir ist bewusst, dass das im Intranet (nicht zwingend) notwendig ist, jedoch wollte ich die Verbindungen von Anfang an nur über verschlüsselte Wege laufen lassen, für den Fall, dass ich doch irgendwann gerne die DS per DDNS verfügbar machen möchte.

    Grüße
    Peter

  3. Hallo André,

    herzlichen Dank für die Anleitung. War super easy zum Einrichten.

    Habe dir noch 2 Tipps:
    Auf den Webclient kann man verzichten. Der erste Ordner auf Root Ebene kann wie folgt mit Apple Mail angelegt werden:
    Im Postfachbaum unter „Eingang“ das neue Archiv-Postfach anklicken und dann im Menü „Postfach -> Neues Postfach…“ anklicken und einen Ordner Namen eintragen. Über den Weg können beliebig viele Ordner auf Root Ebene angelegt werden.
    Die Benennung der Option im Menü ist schon etwas verwirrend…

    Sobald der Mail-Server läuft, schaltet die diskstation nicht mehr die Festplatten in Sleep Mode. Wen dies stört kann den Mail-Relaxer https://sourceforge.net/projects/mailrelaxer/ installieren.

    Viele Grüße,
    Eugen

    • Hallo Michael,

      da bin ich leider überfragt. Hast Du mal den exakten Wortlaut der Fehlermeldung gegoogelt?
      Und hast Du mal versucht, Dich mit einem anderen Nutzeraccount an Roundcube anzumelden?

      Beste Grüße
      André

  4. Hallo André

    vielen Dank für die super Anleitung. Hast du zufällig auf Spark von Readdle in Benutzung. Da krieg ich den Account partout nicht angelegt.

    Vielen Dank und Gruss René

    • Hallo René,

      das muss ich leider passen – ich nutze Spark nicht.
      Kann es vielleicht daran liegen, dass Spark E-Mails teilweise auf dem eigenen Server verarbeitet (siehe hier) und der Spark-Server daher Zugriff von extern auf den Mailserver benötigt, was ja beim DiskStation-Setup i.d.R. nicht der Fall ist?

      Beste Grüße
      André

  5. Hallo,
    Danke für die verständliche Anleitung für die Einrichtung des Mailservers.
    Mir erschließt sich allerdings noch nicht die Vorgehensweise.
    Ich nutze mehrere Postfächer (Web.de, Gmx.com, Microsoft, Googlemail und weitere). Bleiben die damit weiter erhalten?
    Erstelle ich damit ein „Pseudopostfach“ über das ich keine Mails erhalte oder verschicke, sondern nur aus den anderen Postfächern hinverschiebe.?
    Kann ich damit nicht alle Postfächer einsammeln?
    Derzeit habe ich auf einer externen HDD ein Outlook.pst-File, das ich auf verschiedenen Rechnern immer wieder in Outlook einbinde. Das hat allerdings Grenzen. Z.B. Wenn ich am MAC sitze.

    Grüße
    Ramon

    • Hallo Ramon,

      es ist im Prinzip so wie Du es schon richtig beschrieben hast: Das DiskStation-Postfach taucht nach dem Anlegen im Mail-Client neben (bzw. unter) Deinen ganzen bestehenden Postfächern auf – so als wäre es ein „echtes“. Richtig ist auch, dass Du in der hier beschrieben Konfiguration nicht über dieses Postfach senden kannst. Aber das Postfach nimmt – wenn Du es via IMAP-Protokoll (nicht POP3!) im Mail-Client eingerichtet hast – Mails per Drag&Drop aus anderen Postfächern entgegen. Und Du kannst, dank IMAP, innerhalb dieses Postfaches Ordner anlegen, um beispielsweise Deine GMX-Mails getrennt von den Microsoft-Mails zu archivieren.

      Ich hoffe das hilft Dir weiter – falls nicht, melde Dich gern noch mal.

      Beste Grüße
      André

  6. Hallo,

    ich versuche gerade die oben beschriebene Lösung umzusetzen.
    Von Synology Seite hat alles geklappt. Nun versuche ich den Zugriff auf das Preudo-Postfach von Outlook aus. Das versucht nach Eingabe aller Daten auch auf dem PF anzumelden. Der Empfang funkioniert auch, allerdings testet Outlook auch den Versand, der natürlich nicht gehen kann, und bricht dann ab.
    Hat einer eine Idee wie ich diesen Test abstellen / umgehen kann?

    Gruß, Thomas

  7. Hallo,

    bzgl. der Einrichtung im Outlook (2013) hab ich forgenden Kniff gefunden:
    Die Einrichtung wie oben beschrieben vornehmen. In dem Moment in dem Outlook den Sende- / Empfangstest durchführt im Taskmanager den „Outlook“ Prozess beenden. Nach einem Neustart steht das „Archivpostfach“ trotzdem zur Verfügung. Es gibt offiziell keine Möglichkeit den Sende- / Empfangstest zu umgehen.
    Ich hoffe das hilft dem ein oder anderen.

    Gruß, Thomas

  8. Hallo,

    vielen Dank für die Idee den Synology Mail Server nur als Archiv zu benutzen!

    Ein Hinweis:
    Verwendet man als Benutzername der Synology einen Namen mit Sonderzeichen oder Leerzeichen, z.B. weil von macOS „Vorname Nachname“ als Benutzer auch auf der Synology eingerichtet hat, dann hat man verloren und muss einen zweiten Account anlegen. Die Authentifizierung schlägt immer fehl, versucht man ein Alias etc. wird im E-Mail Server auch angezeigt „Benutzername nicht unterstützt“.

    Viele Grüße,
    TurboAsterix

  9. Werden damit E-Mails gesetzeskonform auf der Synology archiviert, also so, dass sie nachträglich nicht mehr geändert werden können?

    • Hallo Mirko,

      nein – das ist ein normales IMAP-Postfach auf der DiskStation, welches sich genau so verhält wie „normale“ Postfächer auch. Dort abgelegte Mails können also sehr wohl verschoben oder gelöscht werden.

      Nach dem finalen Inkrafttreten der DSGVO bin ich mir aber – unabhängig vom Thema des Artikels, aber weil Du es ansprachst – nicht sicher, ob eine Speicherung von E-Mails ohne Option zur Löschung gesetzeskonform wäre. Denn Nutzer / Kunden / Geschäftspartner haben ja das Recht Ihre Daten, spätestens nach Ablauf eventuell anwendbarer gesetzl. Aufbewahrungsfristen, löschen zu lassen.

      Beste Grüße
      André

  10. Seehr cool!
    Vielen Dank für diese Idee und Anleitung. Das spart mir eine Menge Arbeit und Aufwand mit lokalen Postfächern auf dem Rechner und semi-automatisierter Sicherung auf die Synology.

    Beste Grüße
    Andreas

  11. Hallo.
    Ich habe das Problem, dass zwar alle Ordner des syno mailservers angezeigt werden, aber nicht die Nachrichten.
    Über MailStation sehe ich alle Nachrichten….
    Jemand einen Tipp?
    Danke und Gruß
    Marcus

    • Hallo Marcus,

      welchen Mail-Client verwendest Du? Ich erinnere mich an ein ähnliches Problem mit IMAP-Ordnern (allerdings nicht in Verbindung mit einer DiskStation) unter Mozilla Thunderbird. Dort half das „Abonnieren“ des übergeordneten IMAP-Ordners über Menü –> Datei –> Abonnieren.

      Beste Grüße
      André

      • Hallo André,

        danke für die Antwort.
        Mac-Mail.
        Nachdem ich den Acccount nun 3x neu angelegt hatte, hat sich alles syncroniesiert.
        Beim letzten Versuch habe ich alles über Nacht angelassen.
        Das hat wohl einfach nur sehr sehr lange gedauert.

        Gruß
        Marcus

  12. Vielen Dank, die Anleitung ist super. Konnte den Mailserver gerade sehr zügig einrichten.
    Nutze übrigens Thunderbird unter Windows und konnte dort unkompliziert ohne Installation von Mailstation einen ersten Ordner erstellen.

    Beim Einrichten des Kontos in Thunderbird habe ich das Speichern von lokalen Kopien für das Backup-Postfach auf der Diskstation deaktiviert. Vielleicht macht es Sinn darauf hinzuweisen, sonst hat man nochmal ein lokales Backup – genau das will man ja eigentlich vermeiden :-)

    Danke und Gruße,
    Paul

    • @digitalbricks: Herzlichen Dank. Klasse Beschreibung.
      Hallo Paul,
      vielen Dank für deinen Hinweis. Ich habe das Hächen so wie du vorgeschlagen hast, entfernt, aber ich fürchte die E-Mails sind dennoch lokal auf dem Rechner.
      Was mache ich falsch?
      Ich bin nach der Anleitung oben vorgegangen, dann habe ich die E-Mails, die ich auf der NAS archivieren möchte, in das Verzeichnis archiv@ verschoben. Die sind auch richtig auf der NAS angekommen (Roundcube). Aber trotzdem sind ja noch die E-Mails noch auf dem Rechner. Was muss ich machen?
      LG
      Äd

  13. Vielen Dank für die umfangreiche Anleitung, hier ist genau das beschrieben, was ich vorhabe. Eine Frage habe ich noch: da das Mailarchiv über die IP-Adresse der Diskstation angesprochen wird, braucht diese dann sicher eine feste IP-Adresse, oder liege ich da falsch?

    • Hallo Michael,

      ja, eine feste IP macht vieles einfacher. Wenn Du Deine DiskStation aber über einen Hostnamen erreichen kannst, kannst Du bei der Einrichtung im Mail-Client statt der IP-Adresse sicher auch den Hostnamen verwenden. Eine feste IP ist aber der verlässlichere Weg.

      Beste Grüße
      André

  14. Was muss ich bei Outlook 2019 einstellen (Welche Ports? Welche Verschlüsselungsart) damit es funktioniert? Mit Thunderbird habe ich es hinbekommen.

    • Um den Account in Outlook 2013/16/19 einzubinden lässt du Outlook geschlossen und gehst in die Systemsteuerung (Anzeige auf große Symbole umstellen). Dann klickst du auf Mail( Microsoft Outlook) und dort dann auf E-Mail-Konten und Verzeichnisse einrichten. Dann auf Neu… (Interessant ist hier nämlich, dass man nun wieder Konten wirklich manuell und nicht in dieser neuen Maske anlegen kann) im folgenden Fenster auf Manuelle Konfiguration dann POP oder IMAP dann gibt man entsprechend alle Daten ein. Benutzername ist hier eben nicht die E-Mail sondern der Benutzername aus dem NAS. Dann lässt man die Kontoeinstellungen prüfen. Der IMAP Server sollte funktionieren. SMTP wird fehlschlagen. Hier kommt jetzt der taskmanager zum Einsatz um den Assistenten abzubrechen. Man beendet den Windows-Hostprozess (Rundll32) und startet danach Outlook. Das Konto ist eingerichtet.

      Ich hoffe ich konnte damit weiterhelfen.

      MfG
      Jan

      • SMTP schlägt (bei mir) nicht fehl wenn ich bei der Einrichtung dort wo man die ganzen Benutzerinformationen einträgt unter „Weitere Einstellungen“ – Tab „Postausgangsserver“ das Häkchen „Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung“ setze (alles andere so lassen, also „Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden“). So kann ich den Assistenten ohne Fehler beenden und muss nicht den Taskmanager bemühen. Verwende übrigens Outlook 2016 und die Synology RS819.
        Ansonsten bin ich Jan sehr dankbar für den Hinweis das Konto über die Systemsteuerung zu erstellen, mal wieder super schlampige Programmierung von Microsoft, die einem keine Möglichkeit geben innerhalb von Outlook diese Einstellungen vorzunehmen.

      • Danke für die Infos. Das ist mega-hilfreich.
        Bis zum Abbruch des Windows-Hostprozess (Rundll32) bin ich selbst auch gekommen. Allerdings hilft mir auch dieser Schritt nicht bis zum Ende. Das „diskstation“-Konto ist bei Email-Konten, Emailaccount jetzt zwar sichtbar, aber die Datendatei dazu fehlt. Deshalb wird der Email-Pfad auch nicht aufgebaut. Any idea?

  15. Hallo Jan und friends,

    das ist genau was ich suche. Vielen Dank für diese Wissensdatenbank. Doch ich möchte noch über extern auf das IMAP Konto Archiv zugreifen können. Es funktioniert auch alles über die tolle und ausführliche Anleitung soweit gut. Doch wenn ich an meinem Laptop von aussen das IMAP konto einrichte, dauert die Synchronisation eine halbe Ewigkeit. Genutzt wird MAC Mojave mit Outlook 2016. Synology DS415+ inkl. Mail Server. DynDNS eingerichtet.

    • Hallo Flash,

      dauert die Synchronisation von extern nur sehr lang oder funktioniert sie garnicht? Falls Sie „nur“ sehr lange dauert aber letztlich doch funktioniert weiß ich leider keinen Lösungsansatz – wenn die Synchronisation von außen jedoch garnicht funktioniert schon: DynDNS liefert ja nur die externe IP(v4)-Adresse Deines Routers, nicht jedoch der DiskStation. Da der Mail-Server jedoch auf der DiskStation läuft und nicht auf Deinem Router, wird der Mail-Client vergeblich versuchen eine IMAP-Verbindung aufzubauen. Ich denke hier musst Du den für IMAP zuständigen Port 143 bzw. 993 vom Router auf die DiskStation weiterleiten, per Port-Forwarding. So dass der Router Anfragen an seinen Port 143 bzw. 993 direkt an die DiskStation weiterreicht.
      Ich umgehe dieses Problem quasi, indem ich mich von außen per VPN ins Heimnetz verbinde – dann kann ich die DiskStation wie sonst auch über ihre interne IP-Adresse erreichen.

      Beste Grüße
      André

  16. Ich als Privatanwender brauche diesen alten Ballast (damit meine ich E-Mails von vor drillionen Jahren) nicht mit mir rumschleppen. Aber löschen möchte man ja auch nicht (Zielkonflikt).
    Wäre es für mich nicht einfacherer, wenn ich nur die Webmail Oberfläche nutze, dort die E-Mails via Pop3 herunterlade und einstelle, dass eine Kopie auf dem Server gespeichert wird, die dann via imap auf meine Geräte verteilt wird.

    Wenn es mir in den Kram kommt, kann ich dann auf dem Server die alten Mails löschen und habe sie noch auf dem nas, wo ich jederzeit drauf zugreifen kann über die weboberfläche.

    • Hallo,

      so wie ich es verstehe, möchtest Du die MailStation auch tatsächlich für den Empfang von extern eingehender Mails nutzen, richtig? In diesem Fall müsstest Du Deine externe Mail-Adresse bzw. den externen Mail-Server erstmal dazu bringen, dort eingehende Mails an Deine DiskStation weiter zu reichen (durch ändern des MX-Records im DNS). Das geht schon, aber Deine DiskStation braucht dafür eine statische externe IP-Adresse – und sofern Du keine eigene Domain inne hast, kommst Du i.d.R. nicht an den MX-Eintrag. Ist also schon etwas komplexer als der hier beschriebene Weg, wo die MailStation quasi nur als Ablage für alte Mails dient.

  17. Guten Tag,

    ich habe versucht nach dieser Anleitung auf meiner D215j ein alles einzurichten ,
    das hat sowieso auch geklappt – zumindest kann ich mit Mac Mail darauf zugreifen bzw. es einstellen. Da ich aber Mac Mail nicht benutze , sondern Airmail 3, komme ich einfach nicht weiter. Wie richte ich Airmail ein um auf den Server zugreifen zu können. Ich habe „gefühlt“ schon alles probiert. Ich erhalte meist die Meldung „A stable connection to the server could not be established“ .
    Hat noch jemand das Problem gehabt und weiß eine Lösung?

    MfG

  18. Vielen Dank für die Anleitung. Ich habe Mails übertragen. Der GMail Speicher ist trotzdem nicht leerer. Die Mail kann ich im dortigen Posteingang nicht mehr sehen aber über die Suche finden. Was habe ich falsch gemacht? Sind ggf. nur die Labels verschwunden und die bertragenen Mail nun keinem mehr zugeordnet?

    • Hallo Hannes,

      das kann ich leider nicht beantworten, da ich mein GMail-Postfach nicht auf der DiskStation sichere. Eins ist aber ziemlich sicher: Die Labels die GMail verwendet gehören nicht zum IMAP-Standard und gehen somit beim Verschieben einer Mail aus GMail in ein standardisiertes IMAP-Postfach (das der DiskStation) verloren. Auf der DiskStation sind diese als dann nicht mehr zu sehen. Allerdings erklärt das nicht, wieso eine Mail nach dem Verschieben aus GMail heraus dort noch weiterhin gefunden wird … Kannst Du in den Suchergebnissen sehen, in welchem Ordner GMail die Mails lokalisiert hat?

      Beste Grüße
      André

  19. Hallo André,

    GMail kennt soweit mir bekannt nur einen „Ordner“ die Aufteilung erfolgt über die Labels. In meinem Fall hat jede Mail mindestens das Label -Posteingang-. Nach dem Verschieben hat es dieses sowie alle anderen Label verlohren. DIese Mail sind dann noch über die Suche oder unter der Sortierung -Alle E-Mails- zu finden.
    Ich vermute, dass ich die Mails nach der Übertragung auf die Synology filtern und löschen muss.

    Grüße Hannes

  20. Hallo André,
    diese Anleitung löst (im Prinzip) genau das Problem, welches ich schon seit langem Versuche zu lösen.
    Da ich leider über keine feste IP verfüge, würde ich deine Anleitung gerne nutzen um zumindest zu dem Zeitpunkt, an dem sich mein Macbook und mein Imac im Heimnetz befinden, die auf der Diskstation (218) archivierten Mails zu syncen.
    Hierfür würde ich dann einfach die interne IP anstatt einer externen eingeben.
    Ist das machbar?
    Sorry, dass ich frage anstatt es einfach zu probieren, aber als echter Dummie in solchen Sachen dauert bei mir ein try and error teilweise Tage…. :-)

    Vielen Dank im voraus

    • Hallo Kai,

      ja klar das geht! Auch bei der IP-Adresse im Artikel ist die interne Adresse der DiskStation im Heimnetz gemeint. Der Artikel beschreibt also genau Dein Szenario, das Archivieren von Mails auf der DiskStation innerhalb (!) des heimischen Netzwerks (die DiskStation sollte aber innerhalb des Heimnetzes eine fest Adresse IP haben).

      Beste Grüße
      André

  21. Hallo, gibt es auch eine Möglichkeit/Anleitung von aussen (über eine fixe ip des Routers) IMAP auf der Diskstation einzurichten, sodaß man so, wie bei anderen Providern über ein in zb Outlook eingerichtetes imap-Konto zugreifen kann?

    Beste Grüsse
    Manfred

    • Hallo ManfredK,

      wenn Du eine feste IP-Adresse hast oder über einen dynamischen-DNS-Service bis zum Router kommst, dann sollte das gehen. Sicher muss dann der IMAP-Port im Router zur DiskStation „geforwarded“ werden.

      Ich selber löse das bei Bedarf per VPN – da verbinde ich mich also von außerhalb ins heimische Netz und habe dann in meinem Mail-Client ganz normal Zugriff auf die IMAP-Postfächer der DiskStation.
      Hier habe ich mal vor längerer Zeit einen Artikel geschrieben, wie ich VPN mit einer FritzBox und dem DynDNS-Dienst von all-inkl.com eingerichtet habe.

      Beste Grüße
      André

  22. Hallo Andre!

    Danke für deine schnelle Antwort; ich habe eine fixe IP und möchte den IMAP Dienst von meinem Provider abziehen und die e-mails per Imap selbst „verwalten“. VPN ist für mich nicht die ideale Variante zumal ich von mehreren Rechnern gleichzeitig auf die mails zugreifen will; jedesmal eine vpn-verbindung zum Abrufen der mails herzustellen scheint etwas umständlich/aufwändig; glaubts du, daß man imap am Synology-server so einrichten, kann sodass es eben so funktioniert wie bei den Internetdienstanbietern?

    schöne Grüsse
    Manfred

    • Hallo Manfred,

      definitiv geht das, dafür ist ja die MailStation bzw. der neuere MailPlus Server eigentlich da. Man kann die DiskStation also auch als Mail-Server für seine Kommunikation nach außen verwenden, genauso wie beim Mailserver des Providers / Hosters. Allerdings nutze ich diese Möglichkeit nicht und kann daher nichts Konkretes dazu sagen. Aber Dominik von iDomiX hat über das Thema geschrieben. Da muss man auf ein paar Dinge achten – ist also keine Paar-Klicks-Lösung aber machbar.

      Falls es Dir nur um die Ablage alter Mails auf der DS geht, kannst Du in Schritt 3 des obigen Artikels auch die feste, externe IP-Adresse eingeben. Vorher allerdings im Router die IMAP- & SMTP-Ports auf die (interne) IP-Adresse der DiskStation forwarden (Ports 143 und 993 für IMAP, Ports 25 und 465 für SMTP). Der SMTP-Port wird für die oben beschriebene Mail-Ablage eigentlich nicht benötigt aber die Mail-Clients wollen bei der Einrichtung des Postfachs mitunter gern mal eine Testmail an die neu eingerichtete Adresse senden und dafür ist dann SMTP nötig.
      So sollte das eigentlich funktionieren.

      Beste Grüße
      André

  23. Hallo André,

    vielen Dank für die tolle Anleitung! Genau danach habe ich gesucht – endlich sind 30 GB eMails der letzten 10+ Jahre sicher archiviert, ohne auf dem Mac Platz zu benötigen.
    Meine Frage: Mir scheint, als ob der „Mailrelaxer“ nicht so funktioniert wie er soll. Konkret: DIe Platten laufen durchgehend; wenn ich nachschaue, steht die Software auf „Ausführen“, läuft also scheinbar gar nicht. Ich kann sie dann starten, nun steht dort „installiert“ – was sie eigentlich vorher auch schon war.
    Spätestens nach dem täglichen Neustart der DS 216j (6.2.2) steht die Software wieder.
    Gibt’s da eine Möglichkeit, die SW dauerhaft am Laufen zu halten?

    Alternative Möglicheit: ich stoppe einfach den Mailserver, und starte ihn bei Bedarf, wenn ich im Archiv suchen möchte. Das habe ich mich jedoch bisher nicht getraut, weil ich vermeiden will, dass dabei irgendwelche Mails verloren gehen. Oder ist das ganz unproblematisch, und nach dem Wieder-Starten ist alles wieder da?

    Vielen Dank im Voraus!

    • Hallo IsiT,

      da ich selber Mailrelaxer nicht nutze, kann ich dazu leider nichts sagen. Ich arbeite eh den ganzen Tag auf der DS und daher stört es mich nicht wenn die Platten immer laufen und von daher hatte ich nie Bedarf das zu „optimieren“.

      Das Stoppen und Starten des Mailservers sollte aber kein Problem sein. Der wird ja auch beim Herunterfahren der DS angehalten und stellt nach dem nächsten Neustart wieder alle Mails ohne Datenverlust zur Verfügung.

      Beste Grüße
      André

  24. Hallo André,

    danke für die tolle Idee und die Anleitung dazu. Ich nutze die Lösung nur im Heimnetz. Meine Disk-Station ist nicht von außen erreichbar. Der Vorteil: ich kann von jedem Client aus das Archiv benutzen. Der Nachteil: Der Mail Server verhindert bei der Diskstation den Standby… :(. Ich vermute dafür gibt es keine Lösung außer dann doch in Thunderbird mit einem „Lokalem Ordner“ auf den NAS zu arbeiten – was aber deutlich unschöner ist?

    Viele Grüße

    • Hallo,

      normalerweise die „ganz“ normalen Postfachdaten wie bei jedem anderen E-Mail-Client auch – also Serveradressen, Nutzername und Passwort. So wie oben unter Punkt 3 beschrieben – nur halt mit den Deinigen IP-Adressen. Genau kann ich es Dir aber nicht beantworten, da ich das DiskStation-Postfach selber nicht auf unter iOS eingerichtet habe (weil ich nicht ständig mit dem Heimnetz verbunden bin).

      Beste Grüße
      André

  25. Hallo,

    vielen Dank für die tolle Hilfestellung. Ich habe nur eine Frage an Euch, die wie folgt lautet:

    Wie kann ich die archivierten E-Mails für die Suchfunktion auf dem NAS indexieren?

    Ich möchte gerne den Inhalt der Mails mit in meinen Suchen integrieren. Vielen Dank vorab für Eure Hilfe.

    VG Tom

    • Hallo Tom,

      das kann ich Dir leider nicht beantworten. Selber nutze ich die Suchfunktion des Mail-Clients, um Mails im Archiv zu finden.
      Die Suchfunktion der DiskStation habe ich – denke ich – noch nie benutzt. Aber vielleicht hat ein anderer Leser eine Idee.

      Beste Grüße
      André

  26. Hi, Danke, ich habe deine Instruktionen gefolgt und alles hat perfekt geklappt. Habe aber einen Anliegen noch: Ich möchte es nur lokal betreiben, d.h. nur wenn ich im gleiche LAN (oder WLAN) von NAS bin.
    Es ist aber so, dass egal wo ich mich befinde ich alle mails sehe und öffnen kann, und auch deren Anhänge, egal wie gross.
    Ist es richtig so? ich dachte, um Zugriff zu haben muss man VPN-Verbindung zum NAS haben. Oder ist es nur eine Replizierung?
    Herzlichen Dank!
    Beste Grüsse,
    regadan

    • Hallo regadan,

      das hängt in erster Linie von den Einstellung des E-Mail-Programms ab: Standardmäßig wird auch das DiskStation-Postfach wie ein ganz normales Postfach behandelt (was es ja technisch auch ist) und somit i.d.R. auch Anhänge herunter geladen um diese offline verfügbar zu machen.

      In Apple Mail kannst Du das beispielsweise wie folgt ändern: „Einstellungen“ –> Tab „Accounts“ –> Account auswählen –> im Reiter „Accountinformationen“ die Einstellung „Anhänge laden“ nach Deinem Bedarf ändern. Ich habe dort beispielsweise „Nur die neuesten“ eingestellt aber auch „Keine“ würde gehen.

      In Thunderbird geht das unter „Extras“ -–> „Konten-Einstellungen“ -–> „Synchronisation & Speicherplatz“ (siehe „Update, 03.01.2019“ oben im Artikel).

      In anderen Programmen wird es sicher eine ähnliche Option geben.

      Hift Dir das weiter?

      Beste Grüße
      André

  27. Hallo und vielen Dank für die Anleitung. Alles ist mir soweit klar, um E-Mails auf der Diskstation nur lokal im eigenen Netzwerk archivieren zu können. Das klappt auch alles.
    Eine Frage ist bei mir aber noch offen: Kann ich bzw. wie kann ich (sozusagen die fiktiven/erfundenen E-Mailadressen), die durch einrichten in einem Mailprogramm „entstehen“, im MailServer der Synology „verwalten“?
    Mein Szenario: Ich möchte viele E-Mail-Adressen unterschiedlicher Provider für verschiedene Diskstation-Benutzer (Familienmitglieder, jedes hat einen eigenen Diskstation-Benutzer für die saubere Rechteverwaltung) separat archivieren und dabei aber als Familienadmin etwas den Überblick behalten, was alles an Archiv-Adressen angelegt wurde.
    Im Mailserver der Diskstation habe ich dazu nichts gefunden. Und gemäß der Anleitung hier steuere ich ja erst beim Anlegen des IMAP-Kontos, wie die Archivadresse heißt. Aber wo kann ich alle existierenden Archiv-Mailadressen sehen?
    Vielleicht hat ja jemand einen Tipp.
    Mein System: DS220+ mit aktueller DSM-Version

    • Hallo Hilfesuchender220+,

      100%ig sicher kann ich Dir das leider nicht beantworten, da ich selbst so ein Mehrbenutzer-Szenario nicht habe. ABER: Im Prinzip sollte es so sein, dass jeder Nutzer exakt ein Postfach besitzt – unabhängig von der bei der Einrichtung im Mail-Client eingegebenen Mail-Adresse. Denn für die Verbindung von Client zum Postfach auf der DiskStation sind in erster Linie Nutzername und Passwort ausschlaggebend – die angegebene E-Mail-Adresse ist nicht Teil der Authentifizierung und dient nur dem Mail-Client (für ausgehende Mails). Der DiskStation ist die E-Mail-Adresse also völlig egal – darum kann sie auch beliebig gewählt werden – lediglich die benutzerbezogenen Zugangsdaten dienen dem Login ins Postfach. Somit dürfte, da bin ich mir zumindest recht sicher, jeder Deiner Familienmitglieder exakt über ein einzelnes Postfach auf der DiskStation verfügen.

      Beste Grüße
      André

      • Vielen Dank für die schnelle Reaktion und die guten Einschätzungen. Das hilft mir gut weiter, um das Archiv sinnvoll aufzubauen. Tatsächlich macht es dann so auch Sinn: jeder DS-Benutzer hat ein E-Mail-Konto, Mailadressname egal, da für DS irrelevant in diesem Szenario. So werd ich dann mein Archiv auch aufbauen; jeder Benutzer mit einem „Mailkonto“, und darin dann je echter Provider-E-Mail-Adresse ein Root-Ordner zum archivieren plus ggf. Unterordner nach Jahr oder Thema.
        Das löst dann auch mein Denkproblem, dass ich mind. eine zu archivierende gemeinsame Familien-Mailadresse (zB bei gmx) hab, auf deren Archiv ggf. mehr als ein DS-Benutzer zugreifen möchte; habe dafür nun einfach einen zusätzlichen DS-Benutzer angelegt in die gleiche Berechtigungsgruppe wie alle anderen, sodass ich das Archiv dann bei Frau und Co. in die Mailprogramme einbinden kann mit den Zugangsdaten des speziellen (Mailarchiv-)Extra-Benutzers, und alle können in diesem Archiv stöbern. Sollte dann so hinhauen.

  28. Hallo, hatte von euch jemand das Problem mit einem Benutzer „Serverfehler: STATUS: Internal error occurred. Refer to server log for more information. [2021-04-02 21:57:41] (0.001 + 0.000 secs).“?
    Admin z.B. funktioniert aber mit meinem anderen Namen bekomme ich diesen Fehler beim eiloggen in roundcube

    • Hallo Andreas,

      ich kann Dir das leider nicht beantworten und die Fehlermeldung ist so unspezifisch, dass ich nur raten kann. Da es mit dem Admin-Zugang geht, würde ich zunächst auf ein Rechte-Probleme tippen. Ein Leser meines Blogs schrieb in den Kommentaren weiter oben, dass Nutzernamen mit Leer- oder Sonderzeichen (z.B. Umlauten) ein Problem sein können – vielleicht ist es auch das? Aber das ist wie gesagt nur geraten – da müsste man im Zweifelsfall tatsächlich mal in die Logs schauen. Wo die liegen kann ich Dir auf Anhieb leider nicht beantworten – im besten Fall findest Du da was im Protokoll-Center.

      Beste Grüße
      André

  29. Hallo zusammen – ich habe Schritt für Schritt bei mir im Office mit Apple Mail das Ganze eingerichtet, jedoch bringt er bei mir die Meldung der Zeitüberschreitung und spielt auch die Mails, die ich mit DragnDrop verschoben habe nicht auf meine Synology – Funktioniert das von „Außen“ nicht und muss ich zu Hause im gleichen Netz sein?

    • Hallo Dirk,

      die IP-Adresse der DiskStation muss schon im Netz, in dem Du Dich gerade aufhältst, erreichbar sein. Wenn Du Dich von außen per VPN ins Heimnetz verbindest, funktioniert das auch. Aus einem fremden Netz, in dem die IP-Adresse der DiskStation nicht erreicht werden kann, hat natürlich auch Apple Mail keine Möglichkeit mit dem Postfach zu interagieren.

      Kurzum: Wenn Du aus dem Office auf das heimische DiskStation-Postfach zugreifen möchtest, musst Du vorher ins heimische Netz per VPN verbinden. Oder Deine DiskStation auch von außen erreichbar machen, ggf. per dynamischen DNS und einer Portweiterleitung im Router. Davon würde ich aber abraten wenn Du nicht ganz genau weißt was Du tust – wenn die DiskStation von außen erreichbar ist, ist das auch ein potentielles Sicherheitsrisiko.

      Beste Grüße
      André

  30. Hallo Vektorkneter,

    Das hat auch bei mir bestens geklappt. Vielen Dank.
    Ergänzend zu Deinem lehrreichen Tutorial habe ich in Apple-Mail eine Regel erstellt, dass die Mails von definierten Account automatisch in den MailStorage kopiert werden.

    Beste Grüsse
    Erich

  31. Hallo,

    Ich habe das ganze soweit erfolgreich eingerichtet.
    Auf dem iPad ohne Probleme – unter iOS bekomme ich die Meldung

    „Der Mail-Server „xxx.xxx.xxx.xxx“ reagiert nicht… – unable to create a secure connection to the Server„

    Einstellungen sind 1:1 wie auf dem iPad. Getestet mit SSL und ohne.
    Ports wurden geprüft und sind freigegeben.

    Hat hier jemand eine Idee oder konnt das Problem lösen?

    Danke schonmal :)

    • Hi Sven,

      ich selber bin da leider übrfragt – habe das Postfach weder auf iOS noch auf iPadOS eingerichtet, nutze es nur unter MacOS.
      Haben denn iPad und iPhone eine vergleichbare Version des Betriebssystems installiert? Meine mal irgendwo gelesen zu haben, dass es in der iOS 17 Beta Probleme mit Mailpostfächern gibt – aber ich vermute mal Du hast keine Beta-Version installiert?
      Ansonsten, falls Du das nicht ohnehin schon ausprobiert hast: E-Mail-Account auf dem iPhone entfernen, iPhone neustarten, Account erneut anlegen.
      Auch unter iOS wirkt ein Neustart manchmal Wunder und beseitigt Probleme ohne weiteres Gefrickel.

      Beste Grüße
      André

      • Hi André,

        Erstmal danke für die schnelle Antwort!

        Ich war wohl etwas zu ungeduldig. Deine Tipps hatte ich bereits durchgeführt.

        In der Tat habe ich iOS 17 Beta installiert. Bis Stand heute Nachmittag war es die Beta 2. In der Zwischenzeit (letzten Stunden) ist die Beta 3 herausgekommen und damit funktioniert es nun.

        Mich hatte nur zuvor gewundert, dass in den Einstellungen alle Settings mit Haken und erfolgreich übernommen werden – in der Mail App allerdings kein Abruf erfolgte. Hatte die Beta erst in Verdacht – allerdings mit den erfolgreichen Einstellungen erst einmal wieder ausgeschlossen.

        Wie gesagt – nun funktioniert es.

        Viele Grüße und einen entspannten Abend!
        Sven

  32. Hi,
    habe eine Synology 216play und einen MailServer (nicht plus) am laufen. Da ich an einem anderen Standort bin als die Synology möchte ich über ein DynDns gehen. Mit den Hinweisen von Jan es über das Mail-Konto außerhalb von Outlook funktioniert es wunderbar. Wenn ich jedoch versuche das selbe mit dem Outlook zu machen (Email-Adresse Nutzername@dyndns. IMAP in den erweiterten Einstellungen kriege ich zu Verrecken keine IMAP Verbindung. Da über Windows-Mail es Funktionert müssten alle Ports Freigaben richtig sein – die Synologay hinter der Fritte hat dann auch die Portfweiterleitung zu der Synology aber Outlook 2016 stellt sich quer…
    Any ideas?
    Gruzz aus dem Taunus!

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