Datei-Versionierung für Mediendesigner

Häufig tragen Layout-Dateien abenteuerliche Namen und man braucht einen Moment, um den aktuellsten Stand zu erkennen.

Häufig tragen Layout-Dateien abenteuerliche Namen und man braucht einen Moment, um den aktuellsten Stand zu erkennen.

Wer in der Druckvorstufe unterwegs ist oder mit anderen Kreativen im Team arbeitet, kennt vermutlich die teils abenteuerlichen Dateinamen bereitgestellter Druckdaten oder Layouts. Zum Beispiel Banner_final3-enfassung.pdf. Auch wenn man an diesem Beispiel eindrucksvoll den Werdegang des Layouts erkennt – offenbar gab es hier noch Änderungswünsche nach der ersten Freigabe – wirkt diese Art der Versionierung doch ein wenig provisorisch.
In diesem Artikel möchte ich mal meine Art der Dateiversionierung vorstellen, als Vorschlag für die Kollegen der Branche.

Von Software-Entwicklern lernen

Bei der Entwicklung von Software hat sich ein einheitliches System der Versionsnummern-Vergabe etabliert, welches meiner Meinung nach auch sehr gut für Designs taugt. Dabei gibt es unter anderem Hauptversionsnummern und Nebenversionsummern. Die Hauptversionsnummer steht dabei vor dem Punkt, die Nebenversionsnummer nach dem Punkt. Beispielsweise handelt es sich bei Version 1.2 um die erste Hauptversion mit der zweiten Nebenversion. Man erkennt sofort, dass an der ersten Version zweimal Änderungen vorgenommen wurden.

Dieses System lässt sich auch prima für Layouts verwenden. So trägt bei meiner Arbeit der erste Entwurf immer die Versionsnummer 1.0, der Dateiname sieht dann entsprechend in etwa so aus: banner_1000x700_1zu2_v1.0.indd. Neben der Versionsnummer halte ich dabei im Dateinamen auch wichtige Eckdaten des Layouts fest: Produkt, Format und Maßstab. Das vermeidet Missverständnisse.

Kommt es nun zu kleineren Änderungen am Layout, etwa die Anpassung von Farben oder inhaltliche Änderungen an Text und Bild, zähle ich je Korrekturzyklus die Nebenversionsnummer hoch: banner_1000x700_1zu2_v1.1.indd, banner_1000x700_1zu2_v1.2.indd und so weiter.

Wünscht der Kunde jedoch ein komplett anderes Layout, welches sich wesentlich von Version 1 unterscheidet, erhöhe ich die Hauptversionsnummer, also z.B. banner_1000x700_1zu2_v2.0.indd.

Diese Nomenklatur vereinfacht auch die Kommunikation mit dem Auftraggeber, denn mitunter sollen Elemente aus früheren Versionen im Laufe der Korrekturläufe in die neue Version übernommen werden:

„Können Sie die bitte Schriftart aus Version 1.2 verwenden und die Hintergrundfarbe aus Version 1.3?”

Kein Problem! Denn durch die einheitliche Versionierung der Dateinamen, welche auch in die Korrekturabzüge an den Auftraggeber übernommen wird, ist allen Beteiligten sofort klar wovon die Rede ist.

Diese Form der Datei-Versionierung verwende ich natürlich auch für alle im Layout genutzten Assets, also beispielsweise Photoshop- und Illustrator-Dateien. Denn auch diese sind im Entstehungsprozess mitunter mehreren Änderungen unterworfen.

Frühere Versionen nicht löschen

Das eben gezeigte Beispiel eines Änderungswunsches durch den Auftraggeber funktioniert natürlich nur, wenn man alte Versionen nicht löscht oder überschreibt. Durch die Wahl eines neuen Dateinamens in jeder Revision wird das Überschreiben bereits gut verhindert, ums Nicht-Löschen muss man sich jedoch trotzdem kümmern. Denn je nach Umfang des Projekts oder Entscheidungsfreudigkeit des Auftraggebers, entstehen so im Laufe des Layoutprozesses eine ganze Reihe von Dateien mit verschiedenen Versionsnummern, die das Projektverzeichnis fluten. Als Gestalter mit dem Hang zur Daten-Hygiene verspürt man da mittelfristig schon Lust, mal mit der ENTF-Taste aufzuräumen.

Hier bediene ich mich eines einfachen Mittels: Ich verschiebe frühere Versionen in einen Unterordner, der bei mir immer rejected heißt. Das hat zwei Vorteile: Zum Einem ist der Projektordner so stets aufgeräumt und enthält (neben den Unterordnern) nur die aktuelle Layout-Version und zum Anderem kann ich am Ende des Jahres mit einer globalen Suche nach rejected-Ordnern und anschließendem Löschen selbiger Platz auf der Platte schaffen.

Druckdaten erzeugen

Auch bei der Ausgabe von Druckdaten, behalte ich die letzte Versionsnummer bei und übernehme diese in den Dateinamen der Druck-PDF. Denn muss ich oder ein anderes Teammitglied später noch mal dran, beispielsweise wenn der Auftraggeber das Druckerzeugnis nach einem halben Jahr inhaltlich aktualisieren möchte, ist sofort erkennbar, aus welcher Layout-Datei die Druck-PDF generiert wurde und ob diese auf dem aktuellen Stand ist.

Nur der Vollständigkeit wegen: Mein Druckdateien versehe ich immer mit dem Präfix RZ_ für Reinzeichnung und dem PDF-Standard als Postfix – z.B. _X3 für ein PDF/X3. Um beim eingangs genannten Beispiel zu bleiben, würde meine Druckdatei dann z.B. so aussehen: RZ_banner_1000x700_1zu2_v2.1_X3.pdf. So erkennen auch andere Mitstreiter, dass es sich um die finale Druckdatei handelt und welchen PDF-Standard sie erfüllt. Letzteres ist praktisch bei der Auswahl des passenden Preflight-Profils vor dem Druck.

Versionsverwaltung mittels Extra-Software?

Natürlich gibt es auch Versionsverwaltungssysteme, die die Versionierung für einen halbautomatisch übernehmen. Hier wäre z.B. Adobes Version Cue (welches inzwischen nicht mehr weiterentwickelt wird), Pixellapse, Folio (welches auf GIT basiert) oder auch GIT selber.
Ich bin jedoch bislang viele Jahre mit der hier beschriebenen Methode sehr gut gefahren und sowieso ein Freund schlanker und einfacher Lösungen. Wer hier jedoch gute Erfahrungen oder Empfehlungen hat, kann gern mal einen Kommentar hinterlassen.

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