DiskStation als Archiv für alte E-Mails nutzen

DiskStation Pakete

Mit dem Mail-Server auf einer DiskStation lassen sich alte E-Mails komfortabel archivieren.
(Screenshot: DSM 5.2)

So cool IMAP und die damit verbundene, ständige Verfügbarkeit aller Mails auf dem Server auch ist – irgendwann ist selbst der größte Mail-Speicher beim Hoster erschöpft. Und spätestens dann muss man alte Mails vom Server entfernen. Aber wohin mit diesen alten Mails, insbesondere wenn sie geschäftlich veranlagt sind? Wer eine Synology DiskStation besitzt, kann diese mit wenigen Klicks für ein komfortables E-Mail-Archiv nutzen. Daher hier kurz notiert, wie es geht.

1. Pakete installieren

Zunächst werden die im Artikelbild markierten Pakete „Mail Server” und „Mail Station” installiert. Wichtig ist hier vor allem das Paket „Mail Server” – das Paket „Mail Station” stellt hingegen nur ein Webmail-Interface (Roundcube) bereit, welches später kurz benötigt wird.

2. Mail-Server konfigurieren

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: SMTP

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: SMTP

Nach dem das „Mail Server”-Paket installiert ist, ruft man den entsprechenden Eintrag im Startmenü der DiskStation auf, klickt dann auf „SMTP” und aktiviert dieses dort. Als Kontotyp wird „Lokaler Benutzer” ausgewählt – damit erhalten Nutzer mit DiskStation-Freigaben auch Zugriff auf den SMTP-Server ohne parallel E-Mail-Konten zu pflegen.

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: IMAP

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: IMAP

Anschließend klickt man auf „IMAP/POP3” und aktiviert dort IMAP sowie IMAP SSL/TLS. Den ollen POP3-Kram brauchen wir hingegen nicht und bleibt daher deaktiviert.

Damit sind auch schon alle Vorkehrungen getroffen, um die DiskStation zum Ablegen von E-Mails zu verwenden.

In Schritt 1 hatte ich geschrieben, dass wir die „Mail Station” – also das Webinterface – später kurz benötigen: Zumindest unter Apple-Mail konnte ich nach dem Einrichten des DiskStation-E-Mail-Kontos nicht sofort einen IMAP-Ordner anlegen. Ich habe daher das Webinterface unter http://[IP-der-Diskstation]/mail/ genutzt um einen ersten Ordner zu erstellen. Hierzu loggt man sich dort mit seinem DiskStation-(Freigaben)-Nutzer ein, klickt unten links auf das Zahnrad und wählt „Ordner verwalten”. Anschließend kann man dort einen ersten Ordner anlegen. In meinem Fall heißt dieser Ordner „MailStorage” und dient als Elternelement für alle weiteren Unterordner (die ich dann in Apple Mail direkt anlegen konnte).

3. Mail-Client einrichten

DiskStation Mail-Account in Apple-Mail

DiskStation Mail-Account in Apple-Mail

Dieser Schritt unterscheidet sich von Mail-Client zu Mail-Client etwas, die Verbindungsdaten sind jedoch immer gleich:

 

E-Mail-Adresse beliebig, @[IP-der-DiskStation]
z.B. noreply@192.168.2.111
Eingangsserver [IP-der-DiskStation]
z.B. 192.168.2.111
Ausgangsserver [IP-der-DiskStation]
z.B. 192.168.2.111
Nutzername Nutzername des DS-Nutzers
Passwort Passwort des DS-Nutzers

Nach dem Abschluss der Einrichtung sollte der zuvor über das Webinterface angelegte Ordner sichtbar sein. Per Rechtsklick können (wieder abhängig vom Mail-Client) dann dort weitere Unterordner erstellt werden. Hat man sich die gewünschte Ordnerstruktur aufgebaut – beispielsweise mit Jahreszahlen – so kann man anschließend E-Mails per Drag&Drop aus seinen regulären IMAP-Postfächern in das neue Postfach auf der DiskStation verschieben. Die gewohnten Features des Mail-Clients, beispielsweise Markierungen und die Suche bleiben dabei vollständig erhalten.

Übrigens: Die E-Mails werden auf der DiskStation im Home-Ordner des Benutzers abgelegt (/homes/[Nutzername]/.Maildir). Dort können Sie dann in die (hoffentlich) regelmäßigen Backups der Station einfließen.

Update, 26.07.2017

Peter war so freundlich, unten in den Kommentaren die Einrichtung des DiskStation-Mail-Accounts unter iOS zu beschreiben. Vielen Dank dafür!

Update, 15.12.2017

Eugen beschrieb in den Kommentaren einen Weg, das erste Postfach auch ohne den kleinen Umweg über die MailStation direkt in Apple Mail einzurichten. Außerdem wies er darauf hin, das bei aktiviertem Mail-Server die DiskStation ihre Festplatten nicht mehr in den Sleep-Mode versetzt und nannte auch eine Möglichkeit dies bei Bedarf zu verhindern. In meinem Setup habe ich den Sleep-Mode ohnehin deaktiviert, weil ich den ganzen Tag auf DiskStation arbeite und mir die Zugriffszeiten zu lang sind, wenn die Festplatten aufgeweckt werden. Woanders mag das jedoch ein Problem sein.

Update, 15.06.2018

Thomas beschrieb in den Kommentaren einen Trick, das Postfach in Outlook – unter Umgehung des Sende-/Empfangstests – erfolgreich einzurichen.

TurboAsterix wies in den Kommentaren darauf hin, dass DiskStation-Nutzernamen mit Sonder- oder Leerzeichen problematisch sind. In diesem Fall sollte für die Nutzung der DiskStation als E-Mail-Archiv ein neues Benutzerkonto ohne Sonder- und Leerzeichen angelegt werden.

23 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Vektorkneter,

    vielen herzlichen Dank für das tolle Tutorial. Ich habe schon seit 3 Wochen an meiner DiskStation rumgeschraubt, um genau dieses Szenario zu realisieren, bis vor Kurzem ohne Erfolg.
    Dank deiner tollen Anleitung hat es nun funktioniert. Klasse Arbeit und nochmals herzlichsten Dank!

    Peter
    P.s.: als konstruktiver Vorschlag: Vielleicht würde es dem ein oder anderen Helfen wenn du noch kurz in einem Absatz beschreiben würdest, wie man das IMAP-Konto korrekt in die Mail.app von iOS einbindet. Da habe ich auch erst ein paar Anläufe gebraucht, bis das geklappt hat. Was aber natürlich auch einfach daran liegen kann, dass ich totaler Anfänger bin :-)

    • Hallo Peter,

      danke für Dein Feedback!
      Da meine DiskStation nur im Intranet erreichbar ist, habe ich das Postfach nicht auf iPhone / iPad eingerichtet und kann daher leider nicht sagen, wie man das am schnellsten unter iOS hin bekommt.
      Lass uns doch gern an Deinen Erfahrungen teilhaben und schreibe kurz, wo es gehakt hat und wie Du es letztlich gelöst hast.

      Beste Grüße
      André

  2. Hallo André,

    sehr gerne!
    Meine DS ist ebenfalls nur im Intranet über eine feste IP erreichbar. Wollte trotzdem das iPhone/iPad mit einbinden, damit alle Geräte auf das Mail-Archiv zugreifen können.

    Ich war mir erst unsicher was bei den „Hostnamen“ für eintreffende bzw. ausgehende Mails angegeben werden muss. Ob einfach die IP der DS oder die IP inkl. Port (und welcher Port es dann wäre). Im Endeffekt hat sich dann rausgestellt, dass man dort in beiden Feldern nur die IP eintragen muss.
    Komischerweise hat das iPhone ewig (so 2-3 min.) gebraucht um die Einstellungen zu „überprüfen“. Danach funktionierte aber Alles wie gewünscht.

    Ich habe an der DS dann nur die Ports für SMTP und IMAP SSL freigegeben in der Hoffnung, dass so nur über eine verschlüsselte Verbindung die Mails ausgetauscht werden. Mir ist bewusst, dass das im Intranet (nicht zwingend) notwendig ist, jedoch wollte ich die Verbindungen von Anfang an nur über verschlüsselte Wege laufen lassen, für den Fall, dass ich doch irgendwann gerne die DS per DDNS verfügbar machen möchte.

    Grüße
    Peter

  3. Hallo André,

    herzlichen Dank für die Anleitung. War super easy zum Einrichten.

    Habe dir noch 2 Tipps:
    Auf den Webclient kann man verzichten. Der erste Ordner auf Root Ebene kann wie folgt mit Apple Mail angelegt werden:
    Im Postfachbaum unter „Eingang“ das neue Archiv-Postfach anklicken und dann im Menü „Postfach -> Neues Postfach…“ anklicken und einen Ordner Namen eintragen. Über den Weg können beliebig viele Ordner auf Root Ebene angelegt werden.
    Die Benennung der Option im Menü ist schon etwas verwirrend…

    Sobald der Mail-Server läuft, schaltet die diskstation nicht mehr die Festplatten in Sleep Mode. Wen dies stört kann den Mail-Relaxer https://sourceforge.net/projects/mailrelaxer/ installieren.

    Viele Grüße,
    Eugen

    • Hallo Michael,

      da bin ich leider überfragt. Hast Du mal den exakten Wortlaut der Fehlermeldung gegoogelt?
      Und hast Du mal versucht, Dich mit einem anderen Nutzeraccount an Roundcube anzumelden?

      Beste Grüße
      André

  4. Hallo André

    vielen Dank für die super Anleitung. Hast du zufällig auf Spark von Readdle in Benutzung. Da krieg ich den Account partout nicht angelegt.

    Vielen Dank und Gruss René

    • Hallo René,

      das muss ich leider passen – ich nutze Spark nicht.
      Kann es vielleicht daran liegen, dass Spark E-Mails teilweise auf dem eigenen Server verarbeitet (siehe hier) und der Spark-Server daher Zugriff von extern auf den Mailserver benötigt, was ja beim DiskStation-Setup i.d.R. nicht der Fall ist?

      Beste Grüße
      André

  5. Hallo,
    Danke für die verständliche Anleitung für die Einrichtung des Mailservers.
    Mir erschließt sich allerdings noch nicht die Vorgehensweise.
    Ich nutze mehrere Postfächer (Web.de, Gmx.com, Microsoft, Googlemail und weitere). Bleiben die damit weiter erhalten?
    Erstelle ich damit ein „Pseudopostfach“ über das ich keine Mails erhalte oder verschicke, sondern nur aus den anderen Postfächern hinverschiebe.?
    Kann ich damit nicht alle Postfächer einsammeln?
    Derzeit habe ich auf einer externen HDD ein Outlook.pst-File, das ich auf verschiedenen Rechnern immer wieder in Outlook einbinde. Das hat allerdings Grenzen. Z.B. Wenn ich am MAC sitze.

    Grüße
    Ramon

    • Hallo Ramon,

      es ist im Prinzip so wie Du es schon richtig beschrieben hast: Das DiskStation-Postfach taucht nach dem Anlegen im Mail-Client neben (bzw. unter) Deinen ganzen bestehenden Postfächern auf – so als wäre es ein „echtes“. Richtig ist auch, dass Du in der hier beschrieben Konfiguration nicht über dieses Postfach senden kannst. Aber das Postfach nimmt – wenn Du es via IMAP-Protokoll (nicht POP3!) im Mail-Client eingerichtet hast – Mails per Drag&Drop aus anderen Postfächern entgegen. Und Du kannst, dank IMAP, innerhalb dieses Postfaches Ordner anlegen, um beispielsweise Deine GMX-Mails getrennt von den Microsoft-Mails zu archivieren.

      Ich hoffe das hilft Dir weiter – falls nicht, melde Dich gern noch mal.

      Beste Grüße
      André

  6. Hallo,

    ich versuche gerade die oben beschriebene Lösung umzusetzen.
    Von Synology Seite hat alles geklappt. Nun versuche ich den Zugriff auf das Preudo-Postfach von Outlook aus. Das versucht nach Eingabe aller Daten auch auf dem PF anzumelden. Der Empfang funkioniert auch, allerdings testet Outlook auch den Versand, der natürlich nicht gehen kann, und bricht dann ab.
    Hat einer eine Idee wie ich diesen Test abstellen / umgehen kann?

    Gruß, Thomas

  7. Hallo,

    bzgl. der Einrichtung im Outlook (2013) hab ich forgenden Kniff gefunden:
    Die Einrichtung wie oben beschrieben vornehmen. In dem Moment in dem Outlook den Sende- / Empfangstest durchführt im Taskmanager den „Outlook“ Prozess beenden. Nach einem Neustart steht das „Archivpostfach“ trotzdem zur Verfügung. Es gibt offiziell keine Möglichkeit den Sende- / Empfangstest zu umgehen.
    Ich hoffe das hilft dem ein oder anderen.

    Gruß, Thomas

  8. Hallo,

    vielen Dank für die Idee den Synology Mail Server nur als Archiv zu benutzen!

    Ein Hinweis:
    Verwendet man als Benutzername der Synology einen Namen mit Sonderzeichen oder Leerzeichen, z.B. weil von macOS „Vorname Nachname“ als Benutzer auch auf der Synology eingerichtet hat, dann hat man verloren und muss einen zweiten Account anlegen. Die Authentifizierung schlägt immer fehl, versucht man ein Alias etc. wird im E-Mail Server auch angezeigt „Benutzername nicht unterstützt“.

    Viele Grüße,
    TurboAsterix

  9. Werden damit E-Mails gesetzeskonform auf der Synology archiviert, also so, dass sie nachträglich nicht mehr geändert werden können?

    • Hallo Mirko,

      nein – das ist ein normales IMAP-Postfach auf der DiskStation, welches sich genau so verhält wie „normale“ Postfächer auch. Dort abgelegte Mails können also sehr wohl verschoben oder gelöscht werden.

      Nach dem finalen Inkrafttreten der DSGVO bin ich mir aber – unabhängig vom Thema des Artikels, aber weil Du es ansprachst – nicht sicher, ob eine Speicherung von E-Mails ohne Option zur Löschung gesetzeskonform wäre. Denn Nutzer / Kunden / Geschäftspartner haben ja das Recht Ihre Daten, spätestens nach Ablauf eventuell anwendbarer gesetzl. Aufbewahrungsfristen, löschen zu lassen.

      Beste Grüße
      André

  10. Seehr cool!
    Vielen Dank für diese Idee und Anleitung. Das spart mir eine Menge Arbeit und Aufwand mit lokalen Postfächern auf dem Rechner und semi-automatisierter Sicherung auf die Synology.

    Beste Grüße
    Andreas

  11. Hallo.
    Ich habe das Problem, dass zwar alle Ordner des syno mailservers angezeigt werden, aber nicht die Nachrichten.
    Über MailStation sehe ich alle Nachrichten….
    Jemand einen Tipp?
    Danke und Gruß
    Marcus

    • Hallo Marcus,

      welchen Mail-Client verwendest Du? Ich erinnere mich an ein ähnliches Problem mit IMAP-Ordnern (allerdings nicht in Verbindung mit einer DiskStation) unter Mozilla Thunderbird. Dort half das „Abonnieren“ des übergeordneten IMAP-Ordners über Menü –> Datei –> Abonnieren.

      Beste Grüße
      André

      • Hallo André,

        danke für die Antwort.
        Mac-Mail.
        Nachdem ich den Acccount nun 3x neu angelegt hatte, hat sich alles syncroniesiert.
        Beim letzten Versuch habe ich alles über Nacht angelassen.
        Das hat wohl einfach nur sehr sehr lange gedauert.

        Gruß
        Marcus

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