DiskStation als Archiv für alte E-Mails nutzen

DiskStation Pakete

Mit dem Mail-Server auf einer DiskStation lassen sich alte E-Mails komfortabel archivieren.
(Screenshot: DSM 5.2)

So cool IMAP und die damit verbundene, ständige Verfügbarkeit aller Mails auf dem Server auch ist – irgendwann ist selbst der größte Mail-Speicher beim Hoster erschöpft. Und spätestens dann muss man alte Mails vom Server entfernen. Aber wohin mit diesen alten Mails, insbesondere wenn sie geschäftlich veranlagt sind? Wer eine Synology DiskStation besitzt, kann diese mit wenigen Klicks für ein komfortables E-Mail-Archiv nutzen. Daher hier kurz notiert, wie es geht.

1. Pakete installieren

Zunächst werden die im Artikelbild markierten Pakete „Mail Server” und „Mail Station” installiert. Wichtig ist hier vor allem das Paket „Mail Server” – das Paket „Mail Station” stellt hingegen nur ein Webmail-Interface (Roundcube) bereit, welches später kurz benötigt wird.

2. Mail-Server konfigurieren

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: SMTP

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: SMTP

Nach dem das „Mail Server”-Paket installiert ist, ruft man den entsprechenden Eintrag im Startmenü der DiskStation auf, klickt dann auf „SMTP” und aktiviert dieses dort. Als Kontotyp wird „Lokaler Benutzer” ausgewählt – damit erhalten Nutzer mit DiskStation-Freigaben auch Zugriff auf den SMTP-Server ohne parallel E-Mail-Konten zu pflegen.

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: IMAP

Mail-Server auf der DiskStation einrichten: IMAP

Anschließend klickt man auf „IMAP/POP3” und aktiviert dort IMAP sowie IMAP SSL/TLS. Den ollen POP3-Kram brauchen wir hingegen nicht und bleibt daher deaktiviert.

Damit sind auch schon alle Vorkehrungen getroffen, um die DiskStation zum Ablegen von E-Mails zu verwenden.

In Schritt 1 hatte ich geschrieben, dass wir die „Mail Station” – also das Webinterface – später kurz benötigen: Zumindest unter Apple-Mail konnte ich nach dem Einrichten des DiskStation-E-Mail-Kontos nicht sofort einen IMAP-Ordner anlegen. Ich habe daher das Webinterface unter http://[IP-der-Diskstation]/mail/ genutzt um einen ersten Ordner zu erstellen. Hierzu loggt man sich dort mit seinem DiskStation-(Freigaben)-Nutzer ein, klickt unten links auf das Zahnrad und wählt „Ordner verwalten”. Anschließend kann man dort einen ersten Ordner anlegen. In meinem Fall heißt dieser Ordner „MailStorage” und dient als Elternelement für alle weiteren Unterordner (die ich dann in Apple Mail direkt anlegen konnte).

3. Mail-Client einrichten

DiskStation Mail-Account in Apple-Mail

DiskStation Mail-Account in Apple-Mail

Dieser Schritt unterscheidet sich von Mail-Client zu Mail-Client etwas, die Verbindungsdaten sind jedoch immer gleich:

 

E-Mail-Adresse beliebig, @[IP-der-DiskStation]
z.B. noreply@192.168.2.111
Eingangsserver [IP-der-DiskStation]
z.B. 192.168.2.111
Ausgangsserver [IP-der-DiskStation]
z.B. 192.168.2.111
Nutzername Nutzername des DS-Nutzers
Passwort Passwort des DS-Nutzers

Nach dem Abschluss der Einrichtung sollte der zuvor über das Webinterface angelegte Ordner sichtbar sein. Per Rechtsklick können (wieder abhängig vom Mail-Client) dann dort weitere Unterordner erstellt werden. Hat man sich die gewünschte Ordnerstruktur aufgebeaut – beispielsweise mit Jahreszahlen – so kann man anschließend E-Mails per Drag&Drop aus seinen regulären IMAP-Postfächern in das neue Postfache auf der DiskStation verschieben. Die gewohnten Features des Mail-Clients, beispielsweise Markierungen und die Suche bleiben dabei vollständig erhalten.

Übrigens: Die E-Mails werden auf der DiskStation im Home-Ordner des Benutzers abgelegt (/homes/[Nutzername]/.Maildir). Dort können Sie dann in die (hoffentlich) regelmäßigen Backups der Station einfließen.

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