Um die gemeinsame Arbeit an Projekten zu koordinieren und zu protokollieren, war ich lange auf der Suche nach einer geeigneten Groupware-Lösung. Die selbst gesteckten Ziele waren unter Anderem: Lauffähigkeit auf einem einfachen Webspace mit PHP und MySQL, Verteilung von Aufgaben an Teammitglieder, ein gemeinsamer Kalender für das jeweilige Projekt, Festlegen von Zwischenzielen (Milestones), Erfassen von projektbezogenen Dateien und Arbeitszeiten sowie ein internes Kommunikationssystem. Nach Versuchen mit „PHProjekt“, „phpGroupware“, „eGroupWare“, „Achievo“ und etlichen anderen Open-Source-Lösungen, habe ich mich letzlich für „collabtive“ entschieden.
Im Prinzip haben alle zuvor getesteten Systeme mehr oder weniger meine Maßgaben erfüllt, irgendetwas fand ich aber immer störend. Einmal war es ein Übermaß an Funktionen, ein anderes Mal die komplizierte Bedienung oder einfach nur die Optik des Systems. Oder ich bin bereits beim Anlegen von Testeinträgen über Fehlermeldungen gestolpert.
Auch „collabtive“ ist noch lange nicht perfekt, das schlanke System (nur das was ich brauche), das schicke Frontend (modern und mit funktionalen Javascript-Effekten) und die intuitive Bedienung haben mich aber letztlich überzeugt.
Jedem collabtive-Nutzer kann eine der drei Rollen „Client“, „User“ oder „Admin“ zugewiesen werden; die Berechtigungen der Rollen können frei festgelegt werden. So können beispielsweise Kunden (Client) nur den aktuellen Projektstatus einsehen und Daten hinterlegen, während reguläre Nutzer (User) Projekte, Milestones und Aufgaben anlegen dürfen.
Nach dem Login erhält jeder Nutzer einen persönlichen Arbeitsplatz, auf dem alle laufen Projekte, anstehende Termine und Nachrichten dargestellt werden.
Jedes Projekt lässt sich in mehrer Milestones unterteilen, zu jedem Milestone können Aufgaben definiert und an Mitarbeiter des Projektes verteilt werden. Die Benachrichtigung der Mitarbeiter über neue Aufgaben, Nachrichten oder andere Änderungen am Projekt, erfolgt via eMail. Gleichzeitig eingeloggte Nutzer können via Chat untereinander in Verbindung treten, ein projektbezogenes Nachrichtensystem sorgt für die zeitlich asynchrone Kommunikation.
Über die Zeiterfassung kann der personelle Aufwand je Aufgabe festgehalten und für eine spätere Abrechnung genutzt werden.
Ich benutze „collabtive“ jetzt seit etwa einen Monat für die Koordination kleiner und mittlerer Projekte und bin bis jetzt sehr zufrieden. An ein paar Stellen klemmt es noch ein wenig aber darüber kann ich großzügig hinwegschauen. In Version 0.6 ist „collabtive“ bereits ein prima Tool für die den besseren Überblick in laufenden Projekten und eine koordiierte Zusammenarbeit im Team.
